Votre facture byrd expliquée

Votre facture byrd expliquée

Nous avons retravaillé notre système de facturation afin de rendre les factures plus transparentes et plus claires pour nos clients.

Nos factures sont désormais envoyées un jour après la fin de la période de prestation (c'est-à-dire, par exemple, le 1er avril pour vos coûts de mars). Vous avez la possibilité de recevoir une seule facture par compte byrd, ou, si vous utilisez plusieurs entrepôts au sein de notre réseau, de recevoir des factures individuelles pour chacun d'eux. Nous pouvons actuellement fournir la facture en anglais ou en allemand. Prenez contact avec nous pour trouver la meilleure configuration pour vous.

Vous recevrez votre facture par e-mail, avec 2 documents joints :

1. Facture standard en PDF

2. Fichier Excel avec les détails

Nous allons expliquer chacun d'entre eux plus en détail dans les sections suivantes :

1. Facture standard en PDF

Il s'agit d'une facture PDF ordinaire pour votre comptabilité. Elle comprend une page de couverture avec les informations habituelles requises à des fins comptables (telles que le nom de la société, l'adresse, le numéro de TVA, la période de prestation, etc.) ainsi qu'un aperçu plus détaillé de tous les coûts par entrepôt (au cas où vous utilisez plusieurs sites) sur les pages suivantes.

Votre mode de paiement actuel et vos conditions de paiement sont également indiqués sur la facture. 

Remarque : si vous payez par prélèvement SEPA, la facture sert également de pré-notification officielle pour vous informer du prélèvement à venir. 

2. Fichier Excel avec les détails

Le tableur Excel est destiné à vous donner un meilleur aperçu des services que nous vous avons fournis au cours d'une période de facturation donnée. Il est divisé en plusieurs feuilles :

Vue d'ensemble : cette page est le miroir de la facture. Vous y trouverez les mêmes coûts totaux que dans le document PDF.

Expéditions : vous trouverez ici tous les envois effectués pendant la période de prestation de la facture actuelle. 

Vos frais d'expédition sont la combinaison de :

La base de picking (Pick Basis) (colonne V)

Calcul : la base de picking est appliquée à toutes les commandes, à l'exception des commandes qui ont été divisées en plusieurs envois (colonne O), où les coûts ne s'appliquent qu'à la commande originale, et non aux commandes supplémentaires qui ont été fractionnées.

Remarque : les “envois fractionnés" peuvent se produire pour diverses raisons, par exemple si une commande doit être divisée en plusieurs colis en raison d'un poids total ou d'une taille qui seraient trop importants pour un seul colis ; ou en raison de réglementations qui nous obligent à diviser des commandes uniques en plusieurs colis, comme dans le cas de certaines marchandises dangereuses.

Choisir un article (colonne W)

Calcul : coût du picking par article multiplié par le nombre de prélèvements dans vos commandes (colonne E).

Remarque : si vous avez besoin de voir quels produits ont été prélevés spécifiquement, vous pouvez télécharger un export d'expédition via le tableau de bord byrd.

Note : veuillez noter que pour les produits groupés, chaque article individuel est facturé comme un prélèvement.

Branding du colis (colonne X)

Calcul : le coût s'applique à vos commandes si vous avez besoin d’ajouter des éléments de branding (comme l'utilisation de votre propre ruban adhésif, l'ajout de flyers).

Colis fragile (colonne Y)

Si votre envoi contient des articles fragiles (colonne F), la taxe de fragilité sera appliquée.

Main d’oeuvre (colonne Z)

Calcul : le coût du personnel pour l’emballage est facturé en fonction de la taille de vos colis envoyés (colonne K). Si vos commandes sont prêtes à être expédiées (colonne N) et ne nécessitent pas d'être emballées, le coût du personnel d'emballage prêt à être expédié est appliqué.

Matériel de packaging  (colonne AA)

Calcul : Les frais de matériel d'emballage sont facturés en fonction de la taille de vos colis envoyés (colonne K) et du matériel d'emballage utilisé (colonne L). Si le matériel utilisé a été fourni par le client (colonne M), aucun coût de matériel d'emballage n'est appliqué. S'il a été fourni par byrd, le coût sera calculé en fonction du matériel utilisé.

Expédition (colonne AB)

Calcul : Les frais d'expédition, y compris les frais de service, sont calculés en fonction du poids de l'envoi (colonne J) et du pays de destination (colonne R).

Total

Total des coûts liés aux envois, somme de tous les coûts des colonnes S, U, V, W, X, Y, Z, AA, AB.

Note : veuillez noter que les envois sont facturés sur la base de la "date d'envoi" dans la colonne PO qui doit être dans la période de prestation donnée afin d'être inclus.

Livraisons

Acceptation

Base d'acceptation : frais unique par livraison individuelle comme annoncé via le tableau de bord.

Colis par éléments acceptés : coût d'acceptation de la livraison par colis multiplié par le nombre de colis livrés (colonne H).

Palettes par éléments acceptés : coût de réception de la livraison par palette multiplié par le nombre de palettes livrées (colonne I).

Intégration et enregistrement des données

Ce coût dépend du fait que la livraison ait été comptée (colonne F), s'il s'agit d'une livraison mixte (colonne G) et de la quantité d'articles livrés (colonne J).

Calcul : par exemple, pour une livraison mixte et comptée de 2000 articles, le calcul serait le suivant : 2000* le tarif pour les livraisons mixtes et comptées. Avec une livraison non comptée de 40 SKUs, le calcul serait le suivant : 40* le tarif des livraisons mixtes et comptées.

Remarque : selon que la livraison a été comptée ou non, la colonne J Nombre d’articles représente soit la quantité d'articles individuels à compter (si la livraison a été comptée), soit la quantité de SKUs (si la livraison n'a pas été comptée). Si vous avez besoin de vérifier la quantité réelle d'articles livrés par livraison, veuillez vous référer à l'aperçu des livraisons dans le tableau de bord.

Total 

Calcul : somme de l'acceptation de la livraison + du coût d'entrée de la livraison.

Note : les livraisons sont facturées sur la base de la date à laquelle la livraison des produits a été acceptée dans l'entrepôt, colonne C date de livraison.

Remarque : si vous utilisez l'un de nos entrepôts qui facture les livraisons à l'heure, ce coût ne sera pas visible dans l'onglet "Livraisons" mais apparaîtra dans "Autres coûts" car il est facturé sur la base du temps réel nécessaire pour réceptionner votre livraison.

Stockages

Dans la vue d'ensemble, vous voyez tous les espaces de stockage occupés au niveau du stockage, c'est-à-dire que vous voyez chaque palette et chaque étagère individuelle qui a été utilisée. Cela signifie qu'il peut y avoir plusieurs lignes affichées par SKU, si un SKU nécessite plus d'un espace de stockage (en raison de la quantité de produits ou de différents lot / dates de péremption).

Calcul : le coût de stockage est le coût quotidien par emplacement de rayonnage ou de palette (voir Type colonne F) multiplié par le nombre de jours d'occupation de l'espace de stockage (jours actifs colonne G). Pour calculer le coût journalier, divisez le coût de stockage mensuel de votre offre par le nombre total de jours dans le mois donné.

Remarque : si un espace de stockage a été inactif pendant quelques jours au cours d'un mois, nous ne vous facturerons pas les jours d'inactivité. Dans ce cas, vous verrez deux lignes distinctes pour cet espace de stockage dans votre facture Excel, pour les deux événements de stockage différents.

Retours

Cet aperçu résume la charge de travail dans l'entrepôt pour remettre les retours en stock. Ce coût est imputé à la fois aux retours par le transporteur en raison de problèmes de livraison et à ceux qui ont été retournés activement par le client final.

Acceptation : frais unique par colis retourné, voir base d'acceptation par colis dans l’offre.

Traitement des retours : calculé comme le coût de traitement des retours par article retourné multiplié par le nombre d'articles retournés (colonne F), voir traitement des retours dans l’offre.

Contrôle de la qualité : coût du contrôle de qualité additionnel ; calculé comme suit le coût du contrôle de qualité par article retourné multiplié par le nombre d'articles retournés (colonne F), voir Contrôle de la qualité dans l'offre.

Restockage : coût par article retourné multiplié par le nombre d'articles retournés (colonne F), voir restockage dans l'offre.

Total : somme des colonnes G, H, I, J.

Remarque : veuillez noter que les autres frais liés aux retours (retours actifs, frais d'expédition des colis non livrés) sont facturés dans la rubrique "Autres coûts".

Autres coûts

Retours (non livrables) : frais d'expédition pour les retours qui n'ont pas pu être livrés au destinataire en raison d'une erreur d'adresse ou qui n'ont pas été pris en charge dans le point relais sont renvoyés à l'entrepôt moyennant un coût supplémentaire par le transporteur. Cette ligne récapitule le coût total du retour de ces articles.

Conseil : si vous souhaitez obtenir plus de détails, téléchargez un aperçu détaillé de vos retours via votre tableau de bord client -> Retours -> Rapport sur les retours.

Étiquettes de retour : les frais d'expédition pour les retours pour lesquels la boutique a fourni une étiquette de retour au client final seront listés ici un par un, y compris la date de la demande ainsi que le numéro de suivi.

Frais d’onboarding : ces frais uniques sont facturés au début de la coopération.

Différence par rapport au revenu minimum : cette charge est facturée le premier mois complet après la date annoncée de la première livraison (exemple en juin, si la première livraison a été annoncée pour mai).

Si la somme de tous les coûts pour mois (y compris le picking et l'emballage, l'expédition, les retours, le stockage, les livraisons et les autres frais supplémentaires) n'atteint pas le revenu minimum convenu dans votre contrat, la différence vous sera facturée.

D'autres coûts sont facturés à l'utilisation, par exemple les coûts d'inventaire et d'autres services supplémentaires facturés au taux horaire.