Para que un producto se comercialice como ecológico, la legislación ha establecido un marco de requisitos y procesos estrictos, que incluyen una verificación, un almacenamiento y una manipulación especiales de las mercancías. Las autoridades respectivas comprueban el cumplimiento al menos una vez al año, a veces sin previo aviso. Dado que nos encargamos de tu fulfillment, es necesario que nos proporciones información y datos suficientes para mantener tu certificación.

Reglas

Solo donde aparece escrito «Bio» o «Eco», el producto es «Bio» o «Eco», ya que son términos protegidos.

REGLAMENTO (UE) 2018/848 sobre la producción y el etiquetado de los productos ecológicos protege dichos términos en alemán:

«Bio- / Öko-»; «biologisch / ökologisch»; «biologischer / ökologischer Landbau»; «biologisch-dynamisch»; «biologisch-organisch»;

y en inglés: «organic-», «bio-», «eco-».

Estos términos protegidos solo pueden utilizarse para describir un producto si al menos el 95 % de los ingredientes son de origen agrícola procedentes de la agricultura ecológica. En este caso, un certificado es imprescindible en cada producto para confirmar el Reglamento de la UE y obtener la etiqueta de la UE. Además, para saber si el producto es ecológico o no, podemos intentar identificar el EAN. El código EAN para productos orgánicos siempre empieza por «0», y nos permite ver si el producto se ha elaborado conforme a las normas ecológicas. 

Proporcionar los certificados e información necesarios

Para distribuir y vender productos ecológicos, es necesario tener una certificación válida. En el caso de que hagas entregas desde tu fabricante directamente al almacén, también necesitaríamos el certificado correspondiente del fabricante para mostrar la cadena de suministro y estar preparados en caso de una inspección. Asegúrate de enviarnos siempre tu certificado válido.

Tu certificado debe indicar:

• la base legal correspondiente;

• la dirección legal de tu empresa;

• tu número de certificación;

• la entidad jurídica de la autoridad de control, incluido el número de la autoridad de control;

• la actividad principal para la que el certificado es válido; y

• validez adecuada del documento (firma, signo, fecha de caducidad). 

Pasos adicionales al crear productos en el panel de control

• Nombra tus productos con los términos «orgánico» o «bio»: lo ideal es que el nombre del SKU contenga también alguna indicación (por ejemplo, BIOtea001). Esto nos ayuda a nosotros y a los almacenes a identificar los productos ecológicos y a actuar en consecuencia.

• Habilita el seguimiento del lote y la caducidad: si tus productos ecológicos tienen un lote y una fecha de caducidad, esta es una configuración obligatoria. Todos los productos ecológicos que circulan a lo largo de la cadena de suministro necesitan poder rastrearse en todo momento.

• Activa el «seguimiento ecológico»: esto garantizará que recopilemos todos los documentos requeridos (por ejemplo, los albaranes) y que se cumplan todas las normas para la certificación ecológica con el fin de tener una total transparencia en caso de un control.

Proporciona albaranes correctos y permite el recuento de artículos de entrega

Cuando anuncies tu entrega, ten en cuenta lo siguiente:

1. El recuento de los artículos entregados es obligatorio cuando se anuncia una entrega que contiene productos ecológicos. Asegúrate de activarlo.

2. Los albaranes correctos son imprescindibles para que los productos ecológicos lleguen al almacén; solo así podremos recibirlos de forma correcta y conforme a la ley. 

NOTA: En caso de que no se adjunte un albarán de entrega, el almacén no lo aceptará y lo devolverá.

Para preparar la incorporación, te pediremos que nos envíes un primer albarán con la siguiente información:

• La dirección del remitente y su correspondiente número de autoridad de control (por ejemplo, DE-ÖKO-006). El remitente puede ser tu empresa, el fabricante o un tercero. En este aspecto, debemos asegurarnos de que la última parada en la cadena de suministro también ha sido verificada como ecológica. Pediremos certificados adicionales si el remitente no nos resulta familiar.
  
  

• Una lista de productos entregados, donde los productos ecológicos se identifican como tales (ya sea por una observación, descripción o parte del nombre del producto).
  
  

• Cantidades de todos los productos ecológicos que se entregan con el lote y la fecha de caducidad adecuados. Es importante poder comprobar las cantidades correctas de productos ecológicos en caso de irregularidades. Si la cantidad o los lotes y las fechas de caducidad que figuran en el albarán de entrega difieren de la mercancía entregada, nos reservamos el derecho a rechazar la aceptación de la mercancía.
  
  

• Fecha y lugar.

Los albaranes correctos se firmarán y archivarán en el almacén, y se cargarán en el panel de control para que puedas acceder a ellos en caso de inspección.

Además, asegúrate de que los productos ecológicos sean visibles en la unidad de empaquetado y en los propios artículos. Por ejemplo, en caso de que una caja contenga seis artículos, la caja debe tener un indicador visible como el término «orgánico», «bio» o el logotipo de orgánico, lo que ayudará al almacén a actuar en consecuencia y facilitará el proceso.

- Una vez que los productos estén en el almacén, podrás hacer un seguimiento de todos tus productos ecológicos con LOT y fecha de caducidad en tu panel de control.

- En el caso de nuevos productos ecológicos, asegúrate de seguir los pasos correspondientes.

- Si deseas enviar albaranes con tus envíos a los clientes finales u otros distribuidores, infórmanos de ello para que podamos asegurarnos de que este documento también es correcto.

Más información sobre los fundamentos y las normas ecológicas en el sitio web de la Comisión Europea.