To market a product as organic, strict requirements and processes are mandated by legislation. This includes verification, storage, and handling protocols. Las autoridades respectivas comprueban el cumplimiento al menos una vez al año, a veces sin previo aviso. Dado que nos encargamos de tu fulfillment, es necesario que nos proporciones información y datos suficientes para mantener tu certificación.

Reglas

The terms "Bio" or "Eco" on a product indicate that it is genuinely organic or eco-friendly and is legally protected. 

REGLAMENTO (UE) 2018/848 sobre la producción y el etiquetado de los productos ecológicos protege dichos términos en alemán: 

In English, terms like "organic-", "bio-", and "eco-" are protected. 

Estos términos protegidos solo pueden utilizarse para describir un producto si al menos el 95 % de los ingredientes son de origen agrícola procedentes de la agricultura ecológica. En este caso, un certificado es imprescindible en cada producto para confirmar el Reglamento de la UE y obtener la etiqueta de la UE. El código EAN para productos orgánicos siempre empieza por «0», y nos permite ver si el producto se ha elaborado conforme a las normas ecológicas. 

Proporcionar los certificados e información necesarios

Para distribuir y vender productos ecológicos, es necesario tener una certificación válida. En el caso de que hagas entregas desde tu fabricante directamente al almacén, también necesitaríamos el certificado correspondiente del fabricante para mostrar la cadena de suministro y estar preparados en caso de una inspección. Asegúrate de enviarnos siempre tu certificado válido.

• la base legal correspondiente;
• la dirección legal de tu empresa;
• tu número de certificación;
• la entidad jurídica de la autoridad de control, incluido el número de la autoridad de control;
• la actividad principal para la que el certificado es válido; y
• validez adecuada del documento (firma, signo, fecha de caducidad). 

Pasos adicionales al crear productos en el panel de control

• Nombra tus productos con los términos «orgánico» o «bio»: lo ideal es que el nombre del SKU contenga también alguna indicación (por ejemplo, BIOtea001). Esto nos ayuda a nosotros y a los almacenes a identificar los productos ecológicos y a actuar en consecuencia.
• Enable “track organic”: This will ensure that all required documents (e.g. delivery notes) will be collected by us and that all standards for organic certification will be adhered to in order to have full transparency in case of a control.
• Habilita el seguimiento del lote y la caducidad: si tus productos ecológicos tienen un lote y una fecha de caducidad, esta es una configuración obligatoria. Todos los productos ecológicos que circulan a lo largo de la cadena de suministro necesitan poder rastrearse en todo momento.

Proporciona albaranes correctos y permite el recuento de artículos de entrega

Cuando anuncies tu entrega, ten en cuenta lo siguiente:

• El recuento de los artículos entregados es obligatorio cuando se anuncia una entrega que contiene productos ecológicos. Asegúrate de activarlo.

• Correct delivery notes are a must for organic products arriving at the warehouse, only then we can inbound them correctly and legally compliant. 

• Note: In case there is no delivery note attached to the delivery, the warehouse will not accept it and thus will be sent back.

Preparation for Onboarding

Para preparar la incorporación, te pediremos que nos envíes un primer albarán con la siguiente información:

• La dirección del remitente y su correspondiente número de autoridad de control (por ejemplo, DE-ÖKO-006). El remitente puede ser tu empresa, el fabricante o un tercero. En este aspecto, debemos asegurarnos de que la última parada en la cadena de suministro también ha sido verificada como ecológica. Pediremos certificados adicionales si el remitente no nos resulta familiar.
  

• A list of delivered products, organic products being identifiable as organic (either by a remark, description, or part of the product name).
  

• Cantidades de todos los productos ecológicos que se entregan con el lote y la fecha de caducidad adecuados. Es importante poder comprobar las cantidades correctas de productos ecológicos en caso de irregularidades. Si la cantidad o los lotes y las fechas de caducidad que figuran en el albarán de entrega difieren de la mercancía entregada, nos reservamos el derecho a rechazar la aceptación de la mercancía.
  

• Fecha y lugar.

Packaging Visibility

Also, please make sure that organic products are visible on the packaging unit and the items themselves. Por ejemplo, en caso de que una caja contenga seis artículos, la caja debe tener un indicador visible como el término «orgánico», «bio» o el logotipo de orgánico, lo que ayudará al almacén a actuar en consecuencia y facilitará el proceso. This will help the warehouse to act accordingly and make the process much easier.

• - Una vez que los productos estén en el almacén, podrás hacer un seguimiento de todos tus productos ecológicos con LOT y fecha de caducidad en tu panel de control.

• - En el caso de nuevos productos ecológicos, asegúrate de seguir los pasos correspondientes.

• If you want to send out delivery notes with your shipments to end customers or other distributors, please inform us accordingly, so we can make sure that this document is compliant as well.

Más información sobre los fundamentos y las normas ecológicas en el sitio web de la Comisión Europea.